Terugbelverzoek Mail Voorbeeld

Beste [Naam van de ontvanger],

Ik hoop dat deze e-mail u goed bereikt. Ik stuur u dit bericht om een terugbelverzoek in te dienen. Ik zou graag met u willen spreken over [onderwerp].

Afspraakgegevens:

Datum: [dag, datum]

Tijdstip: [uur]

Telefoonnummer waarop u mij kunt bereiken: [uw telefoonnummer]

Ik zou het op prijs stellen als u mijn verzoek kunt inwilligen en mij kunt bellen op het opgegeven tijdstip. Mocht dit niet mogelijk zijn, laat het me dan alstublieft weten, zodat we een alternatief kunnen regelen.

Reden van het gesprek:

[Beschrijf kort de reden van het gesprek en eventuele belangrijke punten die u wilt bespreken.]

Ik kijk ernaar uit om met u te spreken en dank u bij voorbaat voor uw tijd en aandacht.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Uw contactgegevens]

Stap 1: Kies de juiste aanhef

Het eerste wat je moet doen bij het schrijven van een terugbelverzoek mail is het kiezen van de juiste aanhef. Als je de ontvanger niet persoonlijk kent, is het het beste om te beginnen met een formele aanhef zoals “Geachte heer/mevrouw”. Als je de ontvanger wel persoonlijk kent, kun je een meer informele aanhef gebruiken, zoals “Beste [naam]”. Het is belangrijk om respectvol en professioneel te blijven, zelfs als je de ontvanger goed kent.

Stap 2: Zorg voor een duidelijke onderwerpregel

De onderwerpregel van je terugbelverzoek mail moet duidelijk en beknopt zijn, zodat de ontvanger direct begrijpt waar de mail over gaat. Gebruik bijvoorbeeld “Terugbelverzoek” gevolgd door een korte beschrijving van de reden waarom je wilt dat de ontvanger je terugbelt. Dit helpt de ontvanger om snel te bepalen of de mail urgent is of niet.

Stap 3: Begin met een beleefde introductie

Nadat je de juiste aanhef en onderwerpregel hebt gekozen, is het tijd om de mail daadwerkelijk te beginnen. Begin met een beleefde introductie en stel jezelf kort voor. Vermeld je naam, je functie en/of het bedrijf waarvoor je werkt, zodat de ontvanger weet wie je bent en waarom je contact met hen opneemt.

Stap 4: Leg uit waarom je wilt dat de ontvanger je terugbelt

In het volgende deel van de mail moet je uitleggen waarom je wilt dat de ontvanger je terugbelt. Geef een duidelijke en beknopte beschrijving van het probleem of de vraag waar je hulp bij nodig hebt. Wees specifiek en geef indien mogelijk relevante details, zoals tijdstippen, ordernummers of andere relevante informatie die nodig kan zijn om het probleem op te lossen.

Stap 5: Bied mogelijke oplossingen aan (indien van toepassing)

Als je al mogelijke oplossingen hebt bedacht voor het probleem waar je contactpersoon je mee kan helpen, kun je deze in deze stap aanbieden. Geef aan welke stappen je al hebt ondernomen en wat het resultaat was. Dit toont aan dat je al moeite hebt gedaan om het probleem zelf op te lossen en dat je de hulp van de ontvanger nodig hebt om verder te komen.

Stap 6: Vraag om een terugbelafspraak

Na het uitleggen van het probleem en het aanbieden van mogelijke oplossingen, is het belangrijk om duidelijk te vragen om een terugbelafspraak. Geef aan wanneer je beschikbaar bent om te bellen en vraag de ontvanger om een geschikt tijdstip voor hen voor te stellen. Zorg ervoor dat je je contactgegevens vermeldt, zoals je telefoonnummer of e-mailadres, zodat de ontvanger je kan bereiken.

Stap 7: Sluit af met een beleefde afsluiting

Sluit je terugbelverzoek mail af met een beleefde afsluiting. Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd en moeite en herhaal je contactgegevens indien nodig. Gebruik een professionele en vriendelijke afsluiting zoals “Met vriendelijke groet” gevolgd door je naam en eventuele andere relevante informatie, zoals je functie of bedrijfsnaam.

Stap 8: Controleer en verzend de mail

Voordat je je terugbelverzoek mail verzendt, is het essentieel om deze goed te controleren op eventuele typfouten, grammaticale fouten of andere fouten. Lees de mail grondig door en zorg ervoor dat alle informatie correct en duidelijk is. Als je zeker bent dat de mail in orde is, kun je deze verzenden naar de ontvanger.

Voorbeeld van een Terugbelverzoek Mail

Onderwerp: Terugbelverzoek – Probleem met bestelling nummer 12345

Geachte heer/mevrouw,

Mijn naam is [naam] en ik ben een klant van uw bedrijf. Ik schrijf u omdat ik een probleem ondervind met mijn recente bestelling nummer 12345.

Ik heb de bestelling op [datum] geplaatst en deze zou binnen [tijd] geleverd moeten zijn. Tot mijn teleurstelling is de bestelling nog steeds niet aangekomen en ik ben erg bezorgd over de vertraging.

Ik heb al contact opgenomen met uw klantenservice en zij hebben me verteld dat de bestelling onderweg is, maar ze konden me geen specifieke datum of tijd van levering geven. Dit maakt me erg ongerust, omdat de bestelling essentiële items bevat die ik dringend nodig heb.

Ik zou het zeer op prijs stellen als u contact met me kunt opnemen om dit probleem verder te bespreken en mogelijke oplossingen te vinden. Ik ben beschikbaar om te bellen op [telefoonnummer] op [dagen/tijdstippen]. Als deze tijden niet schikken, laat het me dan alstublieft weten en dan kunnen we een andere afspraak maken.

Ik hoop snel van u te horen en ik vertrouw erop dat we tot een bevredigende oplossing kunnen komen voor dit probleem.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Veelgestelde vragen (VV) over het terugbelverzoek

1. Wat is een terugbelverzoek?

Een terugbelverzoek is een verzoek aan een bedrijf of organisatie om teruggebeld te worden. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt wanneer iemand telefonisch contact wil opnemen, maar niet direct verbinding kan maken.

2. Hoe kan ik een terugbelverzoek indienen?

Er zijn verschillende manieren om een terugbelverzoek in te dienen. Dit kan telefonisch worden gedaan door het bedrijf te bellen en het verzoek door te geven aan een medewerker. Ook kan het verzoek online worden ingediend via een formulier op de website van het bedrijf.

3. Hoe lang duurt het voordat ik word teruggebeld?

De responstijd voor een terugbelverzoek kan variëren, afhankelijk van het bedrijf en de drukte op dat moment. In sommige gevallen kan het enkele uren duren voordat u wordt teruggebeld, terwijl andere bedrijven streven naar een snellere responstijd van bijvoorbeeld binnen een uur.

4. Wat moet ik doen als mijn verzoek niet wordt beantwoord?

Als uw terugbelverzoek niet binnen een redelijke termijn wordt beantwoord, kunt u overwegen om opnieuw contact op te nemen met het bedrijf. Dit kan telefonisch of per e-mail. Als u nog steeds geen reactie ontvangt, kunt u overwegen om contact op te nemen met de klantenservice van het bedrijf of andere stappen te ondernemen om uw verzoek op te volgen.

5. Zijn er kosten verbonden aan een terugbelverzoek?

In de meeste gevallen zijn er geen directe kosten verbonden aan het indienen van een terugbelverzoek. Het bedrijf kan echter wel kosten in rekening brengen voor het daadwerkelijke telefoongesprek wanneer u wordt teruggebeld. Dit hangt af van de tarieven en voorwaarden van het bedrijf.

6. Kan ik een terugbelverzoek indienen buiten kantooruren?

Ja, veel bedrijven bieden de mogelijkheid om een terugbelverzoek buiten kantooruren in te dienen. Het is echter belangrijk om te weten dat de responstijd mogelijk langer is dan tijdens kantooruren. Sommige bedrijven hebben beperkte of geen ondersteuning buiten kantooruren, dus het is raadzaam om hier rekening mee te houden.

7. Kan ik een specifiek tijdstip kiezen waarop ik teruggebeld wil worden?

Sommige bedrijven bieden de mogelijkheid om een specifiek tijdstip te kiezen waarop u teruggebeld wilt worden. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld op een bepaald moment beschikbaar bent. Het is echter afhankelijk van het bedrijf en de beschikbaarheid van medewerkers of deze optie wordt aangeboden.

8. Kan ik meerdere terugbelverzoeken indienen?

Ja, het is over het algemeen mogelijk om meerdere terugbelverzoeken in te dienen bij hetzelfde bedrijf. Het kan handig zijn als u verschillende vragen of verzoeken heeft die afzonderlijk moeten worden behandeld.

9. Wat moet ik doen als ik per ongeluk een terugbelverzoek heb ingediend?

Als u per ongeluk een terugbelverzoek heeft ingediend, kunt u overwegen om contact op te nemen met het bedrijf om dit te annuleren of te wijzigen. Dit kan voorkomen dat u ongewenste telefoontjes ontvangt of dat er onnodig tijd wordt besteed aan het behandelen van uw verzoek.

10. Kan ik mijn terugbelverzoek annuleren?

Ja, u kunt uw terugbelverzoek over het algemeen annuleren door contact op te nemen met het bedrijf. Het is raadzaam om dit zo snel mogelijk te doen, vooral als u niet langer interesse heeft in het ontvangen van een telefoontje. Geef duidelijk aan dat u uw verzoek wilt annuleren en geef indien nodig uw gegevens door zodat het bedrijf uw verzoek kan vinden en verwerken.

Met deze veelgestelde vragen (VV) hopen we de belangrijkste vragen rondom het terugbelverzoek te hebben beantwoord. Als u nog steeds vragen heeft, kunt u contact opnemen met het betreffende bedrijf voor meer informatie en ondersteuning.

FAQ Terugbelverzoek Mail Voorbeeld:

Writing an effective terugbelverzoek mail is crucial to ensure that your request is understood and addressed promptly. Here are some tips to help you write a compelling terugbelverzoek mail:

1. Subject line

The subject line should clearly indicate that it is a terugbelverzoek. For example, “Return Call Request: [Your Name]”. This will help the recipient prioritize and identify the purpose of the email.

2. Introduction

Start the email with a polite greeting and introduce yourself, mentioning your name and contact details (phone number or email address).

3. Clearly state your request

In the body of the email, clearly state that you are requesting a return call. Be specific about the reason for your call and the information or assistance you require. Provide any relevant details or account numbers to facilitate the process.

4. Include preferred contact time

If you have a preferred time or specific time window for the call, mention it in the email. This will help the recipient schedule the call accordingly, if possible.

5. Request confirmation

Ask for a confirmation of your terugbelverzoek to ensure that it has been received and will be processed. This will provide peace of mind and a reference for future communication.

6. Polite closing

End the email with a polite closing, expressing gratitude for their attention and assistance. Sign off with your name and contact details again, if necessary.

7. Proofread and send

Before sending the email, make sure to proofread it for any grammatical or spelling errors. Check that all the necessary information is included and the tone is professional and polite. Send the email and wait for the response.

By following these guidelines, you can increase the chances of receiving a prompt and helpful response to your terugbelverzoek mail.

Remember to customize the email to suit your specific situation and requirements. Each terugbelverzoek may vary in content, but the overall structure and purpose remain the same.