Openen – Klachten Mail Beantwoorden Voorbeeld

Beste [Naam van de klant],

Bedankt voor uw e-mail waarin u uw klacht uit. We waarderen uw feedback en willen graag onze oprechte excuses aanbieden voor het ongemak dat het probleem heeft veroorzaakt. We zullen er alles aan doen om de situatie voor u op te lossen.

1. Bevestiging van ontvangst

We willen u graag laten weten dat we uw klacht hebben ontvangen en dat we het serieus nemen. We begrijpen dat u teleurgesteld bent en zullen ons best doen om uw zorgen aan te pakken.

2. Begrip tonen

We begrijpen dat het probleem dat u heeft ervaren enorm frustrerend is. We betreuren de ongemakken die hierdoor zijn ontstaan en willen u verzekeren dat we er alles aan zullen doen om het probleem op te lossen.

3. Uitleg over de situatie

We hebben uw klacht zorgvuldig onderzocht en willen u graag voorzien van een uitleg over de situatie. Na intern onderzoek hebben we ontdekt dat er een technisch probleem was dat heeft geleid tot de ongewenste ervaring die u heeft gehad. Onze excuses hiervoor.

4. Maatregelen en oplossing

Om ervoor te zorgen dat dit probleem zich niet herhaalt, hebben we maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat onze systemen stabiel blijven en een soepele ervaring bieden aan al onze klanten.

Daarnaast willen we u graag een passende oplossing bieden voor het ongemak dat u heeft ondervonden. We hebben een [specifieke oplossing] voor u beschikbaar gesteld. Neem alstublieft contact met ons op om de details hiervan te bespreken.

5. Bedanken voor feedback

We willen u bedanken voor het delen van uw klacht met ons. Uw feedback is waardevol voor ons en helpt ons om onze dienstverlening te verbeteren. We nemen uw opmerkingen ter harte en zullen stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat dit soort situaties niet meer voorkomen.

6. Contactinformatie

Als u nog verdere vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact met ons opnemen via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. We staan klaar om u verder te helpen en uw eventuele zorgen weg te nemen.

Nogmaals onze oprechte excuses voor het ongemak. We waarderen uw voortdurende steun en vertrouwen in ons.

Met vriendelijke groet,