Formele Herinneringsmail Voorbeeld

Geachte [Naam van de ontvanger],

Ik hoop deze mail in goede gezondheid bij u terecht komt.

Het spijt mij u te moeten herinneren aan de openstaande betaling van [bedrag] voor de factuur met het factuurnummer [nummer]. De betaling had uiterlijk op [datum] moeten worden voldaan.

Ik verzoek u vriendelijk om de betaling zo spoedig mogelijk te verrichten om verdere incassomaatregelen te voorkomen.

Indien de betaling reeds is overgemaakt, verzoeken wij u vriendelijk om dit te negeren en excuses voor enig ongemak dat dit mogelijk heeft veroorzaakt.

Hieronder vindt u de betalingsinformatie:

Banknaam: [Banknaam]

Rekeningnummer: [Rekeningnummer]

Begunstigde: [Naam van de begunstigde]

Omschrijving: [Factuurnummer of referentie]

Bedrag: [Bedrag]

Ik hoop dat wij op uw medewerking kunnen rekenen en vertrouw erop dat de betaling binnenkort zal plaatsvinden.

Indien u vragen heeft over deze herinnering of verdere toelichting nodig heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Uw functie] [Uw bedrijfsnaam] [Uw contactgegevens]

Stap 1: Bevestiging van de afspraak

Begin je mail met het bevestigen van de afspraak waar je aan herinnert. Geef duidelijk de datum, tijd en locatie van de afspraak. Zorg ervoor dat je alle relevante informatie opneemt, zodat de ontvanger precies weet waar je het over hebt.

Voorbeeld:

Beste [Naam van de ontvanger],

Ik schrijf je om je eraan te herinneren dat we nog steeds een afspraak hebben op [datum] om [tijd] op [locatie].

Stap 2: Reden voor herinnering

Geef een duidelijke reden waarom je de ontvanger herinnert aan de afspraak. Misschien komt de deadline steeds dichterbij of is er belangrijke informatie die je wilt delen. Leg helder uit waarom de ontvanger de afspraak niet kan missen.

Voorbeeld:

Ik herinner je hieraan omdat de deadline voor [belangrijk project] nadert en het essentieel is dat we nog enkele zaken bespreken voordat we verder kunnen gaan.

Stap 3: Vriendelijke toon

Houd een vriendelijke toon gedurende de hele mail. Je wilt de ontvanger niet onder druk zetten of intimiderend overkomen. Wees beleefd en respectvol, zelfs als de ontvanger de afspraak heeft gemist of niet heeft gereageerd op eerdere herinneringen.

Voorbeeld:

Ik begrijp dat we allemaal druk zijn en dat er soms zaken tussenkomen, maar het is echt belangrijk dat we deze afspraak nakomen, zodat we het project succesvol kunnen afronden.

Stap 4: Nieuwe afspraak

Bied indien nodig alternatieve data en tijden aan voor een nieuwe afspraak. Dit kan handig zijn als de ontvanger de oorspronkelijke afspraak heeft gemist of als er een verandering in planning heeft plaatsgevonden. Zorg ervoor dat je meerdere opties geeft, zodat het makkelijker wordt om een nieuwe afspraak te plannen.

Voorbeeld:

Als [datum] niet langer geschikt is, ben ik beschikbaar op [andere datum/tijd]. Laat me weten welke optie het beste voor jou werkt.

Stap 5: Afsluitende opmerking

Sluit je mail af met een beleefde en dankbare opmerking. Bedank de ontvanger voor zijn/haar tijd en aandacht. Laat weten dat je bereikbaar bent voor verdere vragen of feedback.

Voorbeeld:

Bedankt voor je aandacht en ik zie ernaar uit om onze afspraak na te komen. Laat het me alsjeblieft weten als er nog vragen zijn of als er iets is dat ik voor je kan doen.

Ik hoop dat deze stap-voor-stap gids je heeft geholpen bij het schrijven van een formele herinneringsmail. Gebruik de bovenstaande voorbeelden als richtlijn, maar pas ze aan naar jouw specifieke situatie. Vergeet niet om altijd beleefd en respectvol te blijven in je communicatie.

Beste [naam ontvanger],

Ik hoop dat dit bericht u in goede gezondheid bereikt. Ik schrijf u namens het [bedrijfsnaam] team om u eraan te herinneren dat wij uw betaling voor [product/dienst] nog niet hebben ontvangen. Het is voor ons van groot belang om de financiën op orde te hebben en daarom sturen wij u deze herinneringsmail.

Waarom ontvang ik deze herinneringsmail?

U ontvangt deze mail omdat wij nog geen betaling hebben ontvangen voor de factuur met nummer [factuurnummer] van [factuurdatum]. We willen u graag eraan herinneren om deze betaling zo snel mogelijk te voldoen.

Wat is het totaalbedrag en wat zijn de betalingsinstructies?

Het totaalbedrag van de openstaande factuur bedraagt [bedrag]. U kunt dit bedrag overmaken naar [bankrekeningnummer] ten name van [bedrijfsnaam]. Gelieve het factuurnummer [factuurnummer] te vermelden bij de betalingsreferentie.

Is er een deadline voor de betaling?

Ja, wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen [aantal dagen] dagen na ontvangst van deze mail te betalen. Indien u dit bedrag niet binnen de gestelde termijn voldoet, kunnen we genoodzaakt zijn om verdere maatregelen te nemen.

Wat zijn de gevolgen als ik niet op tijd betaal?

Als u niet op tijd betaalt, kan dit leiden tot extra kosten, zoals rente en incassokosten. Bovendien kunnen wij genoodzaakt zijn om de inning van het bedrag uit handen te geven aan een incassobureau. Dit willen we uiteraard vermijden, dus vragen wij u vriendelijk om de betaling tijdig te voldoen.

Kan ik een betalingsregeling treffen?

Indien u moeite heeft om het totaalbedrag in één keer te voldoen, kunt u contact met ons opnemen om een betalingsregeling te bespreken. Wij staan open voor een passende oplossing, maar vragen u wel om tijdig contact op te nemen.

Hoe kan ik contact met jullie opnemen?

U kunt ons bereiken via [telefoonnummer] of per e-mail op [e-mailadres]. Indien u vragen heeft over de factuur of betalingsmogelijkheden, staan wij u graag te woord.

Wat gebeurt er nadat ik de betaling heb voldaan?

Zodra wij de betaling hebben ontvangen, sturen wij u een bevestiging per e-mail. Hierin zullen wij aangeven dat de openstaande factuur is voldaan en dat alles in orde is.

Kan ik een kopie van de factuur ontvangen?

Natuurlijk! Als u een kopie van de factuur wilt ontvangen, kunt u dit aangeven door te reageren op deze e-mail. Wij zullen de factuur dan zo spoedig mogelijk naar u verzenden.

Wat gebeurt er als ik het bedrag terugboek?

Het terugboeken van het bedrag zonder geldige reden is niet toegestaan en kan juridische gevolgen hebben. Wij raden u aan om alleen een betwisting in te dienen indien daar een gerechtvaardigde reden voor is.

Ik ben het niet eens met de factuur, wat moet ik doen?

Als u het niet eens bent met de factuur, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen. Wij zullen uw bezwaren serieus behandelen en indien nodig samen tot een oplossing proberen te komen.

Wij vertrouwen erop dat u deze herinnering serieus neemt en de betaling alsnog tijdig zult voldoen. Mocht u nog vragen hebben of meer informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Uw functie binnen het bedrijf]