Begeleidende Voorbeeld brief en per mail – Schrijven en opstellen – Openen im WORD (doc)– en PDF
Beste [Naam ontvanger],
Ik hoop dat deze e-mail u in goede gezondheid bereikt.
Ik stuur u deze e-mail namens [Bedrijfsnaam] om [reden van de e-mail].
Achtergrondinformatie:
Geef hier een beknopte uitleg of introductie over de achtergrondinformatie met betrekking tot de reden van de e-mail. Dit helpt de ontvanger om de context te begrijpen.
Zakelijke mogelijkheden:
Beschrijf hier de zakelijke mogelijkheden die worden aangeboden of besproken in de e-mail. Voeg eventueel specifieke details toe, zoals prijzen, deadlines of voorwaarden.
Voordelen:
Noem hier enkele voordelen of voordelige aspecten van de aangeboden zakelijke mogelijkheden. Dit kan de ontvanger aansporen om interesse te tonen of verdere actie te ondernemen.
Vraag om actie:
Vraag hier duidelijk om een specifieke actie van de ontvanger, zoals het beantwoorden van de e-mail, het plannen van een afspraak of het verlenen van goedkeuring.
Contactgegevens:
Vermeld hier uw contactgegevens, zoals telefoonnummer, e-mailadres en eventueel uw functie binnen het bedrijf. Dit vergemakkelijkt de communicatie en maakt het gemakkelijker voor de ontvanger om contact met u op te nemen.
Ik kijk ernaar uit om spoedig van u te horen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam] [Uw functie] [Contactgegevens]
Voorbeeld per mail en brief Begeleidende opstellen en Schrijven – Openen im WORD (doc)– en PDF
Een begeleidende mail is een e-mail die wordt gebruikt om bepaalde documenten, rapporten of informatie aan iemand te verstrekken. Het dient als een inleiding op de bijgevoegde documenten en geeft een samenvatting van de inhoud ervan.
Vraag 2: Waarom is een begeleidende mail belangrijk?
Een begeleidende mail is belangrijk omdat het de ontvanger op de hoogte brengt van de bijgevoegde documenten en hun inhoud. Het helpt ook om de ontvanger te informeren over belangrijke details, zoals deadlines, instructies of verzoeken.
Vraag 3: Wat moet er worden opgenomen in een begeleidende mail?
In een begeleidende mail moet je de volgende elementen opnemen:
– Een begroeting en introductie
– De reden voor de e-mail
– Een samenvatting van de bijgevoegde documenten
– Belangrijke details of instructies
– Een afsluitende opmerking en contactgegevens
Vraag 4: Hoe moet een begeleidende mail worden opgesteld?
Een begeleidende mail moet formeel en professioneel worden opgesteld. Het moet worden georganiseerd in duidelijke alinea’s en zinnen. Vermijd lange blokken tekst en gebruik puntsgewijze opsommingstekens waar nodig. Zorg ervoor dat je e-mail klinkt vriendelijk, maar toch zakelijk.
Vraag 5: Hoe lang moet een begeleidende mail zijn?
Een begeleidende mail moet bondig en beknopt zijn. Probeer de belangrijkste informatie te vermelden zonder te veel in detail te treden. Idealiter moet een begeleidende mail niet langer zijn dan één of twee alinea’s.
Vraag 6: Hoe moet een begeleidende mail worden afgesloten?
Een begeleidende mail moet worden afgesloten met een professionele groet, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”. Onderteken de e-mail vervolgens met je naam en contactgegevens. Je kunt ook je bedrijfslogo of handtekening toevoegen indien van toepassing.
Vraag 7: Moeten bijgevoegde documenten in een begeleidende mail worden genoemd?
Ja, bijgevoegde documenten moeten worden genoemd in een begeleidende mail. Geef een beknopte samenvatting van elk document om de ontvanger een idee te geven van de inhoud. Vermeld ook het bestandsformaat en eventuele speciale instructies voor de documenten.
Vraag 8: Zijn er belangrijke dingen om te vermijden bij het schrijven van een begeleidende mail?
Ja, er zijn enkele belangrijke dingen om te vermijden bij het schrijven van een begeleidende mail, zoals:
– Het gebruik van informele taal of afkortingen
– Het overschrijden van de pagina of alinea limiet
– Het verzenden van de mail zonder proeflezen
– Het vergeten om de bijgevoegde documenten te vermelden
Vraag 9: Moeten er follow-up stappen worden genoemd in een begeleidende mail?
Ja, als er follow-up stappen vereist zijn, moeten deze worden genoemd in een begeleidende mail. Bijvoorbeeld, als je verwacht dat de ontvanger bepaalde acties onderneemt na het lezen van de bijgevoegde documenten, dan moet je dit duidelijk vermelden in de e-mail.
Vraag 10: Kun je een voorbeeld geven van een begeleidende mail?
Natuurlijk! Hier is een voorbeeld van een begeleidende mail:
Onderwerp: Begeleidende Mail – Kwartaalrapport
Beste [Naam Ontvanger],
Ik hoop dat deze e-mail je goed bereikt. Bijgevoegd vind je het kwartaalrapport van ons bedrijf voor het afgelopen kwartaal, dat eindigde op 30 juni 2022.
Het rapport bevat uitgebreide informatie over de financiële resultaten, operationele prestaties en projectupdates van het afgelopen kwartaal. We hebben ook enkele belangrijke mijlpalen en nieuwe initiatieven gemarkeerd die de aandacht verdienen.
We willen je vragen om het rapport grondig door te nemen en eventuele vragen of opmerkingen met ons te delen. We zijn altijd bereid om verdere toelichting te geven of aanvullende informatie te verstrekken indien nodig.
Als je na het lezen van het rapport geïnteresseerd bent in een vergadering of een telefonische bespreking om de resultaten te bespreken, laat het ons dan weten. We zijn flexibel qua planning en staan open voor discussie.
Bedankt voor je aandacht en tijd. We kijken uit naar je feedback en eventuele verdere actie die nodig is op basis van het rapport.
