Afwezigheidsmail Voorbeeld

Beste collega’s,

Ik wil jullie laten weten dat ik momenteel afwezig ben. Hieronder vind je alle informatie die je nodig hebt tijdens mijn afwezigheid.

Ik ben afwezig van [datum] tot [datum].

Ik ben afwezig vanwege [reden].

Tijdens mijn afwezigheid kun je contact opnemen met [naam en contactgegevens van de alternatieve contactpersoon]. Zij/hij zal je graag verder helpen.

• [Belangrijke mededeling 1]
• [Belangrijke mededeling 2]
• [Belangrijke mededeling 3]

Als je nog vragen of dringende zaken hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met [naam] via [contactgegevens]. Ik zal zo snel mogelijk reageren zodra ik terug ben.

Bedankt voor jullie begrip.

Met vriendelijke groet,

Als je op vakantie gaat of een langdurige afwezigheid hebt gepland, is het belangrijk om een afwezigheidsmail in te stellen zodat mensen die je e-mailen hiervan op de hoogte zijn.

Stap 1: Begin met een begroeting

Begin je afwezigheidsmail met een passende begroeting, zoals “Beste collega’s” of “Geachte heer/mevrouw”.

Stap 2: Vermeld de periode van afwezigheid

Geef duidelijk aan wanneer je afwezig bent door de datums van vertrek en terugkeer te vermelden. Dit maakt het voor mensen gemakkelijk om te weten hoelang je afwezig zult zijn.

Stap 3: Geef een reden voor je afwezigheid

Leg in het kort uit waarom je afwezig bent, bijvoorbeeld vanwege vakantie, ziekte of een andere verplichting.

Stap 4: Geef aan wie contactpersoon is

Om ervoor te zorgen dat mensen nog steeds geholpen kunnen worden tijdens je afwezigheid, geef je de naam en contactgegevens van een collega of vervanger die bereikbaar is voor dringende zaken.

Stap 5: Bied alternatieve manieren van contact aan

Als je bereikbaar bent via andere kanalen, zoals telefoon of een ander e-mailadres, vermeld deze informatie dan in je afwezigheidsmail. Op deze manier kunnen mensen je nog steeds benaderen indien nodig.

Stap 6: Sluit af met een beleefde groet

Eindig je afwezigheidsmail met een vriendelijke groet, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hartelijke groeten”.

Voorbeeld van een afwezigheidsmail:

Beste collega’s,

Ik wil jullie laten weten dat ik afwezig zal zijn vanwege mijn geplande vakantie. Ik vertrek op 1 juli en keer terug op 15 juli.

Tijdens mijn afwezigheid kun je contact opnemen met mijn collega Jan Jansen via e-mail ([email protected]) of telefonisch op 123-456789 voor dringende zaken.

Als je nog steeds contact met me wilt opnemen tijdens mijn vakantie, kun je me bereiken op mijn mobiele nummer 987-654321.

Bedankt voor je begrip en ik zal zo snel mogelijk reageren zodra ik terug ben.

Met vriendelijke groet,

Voornaam Achternaam

Met behulp van bovenstaande stappen en het voorbeeld kan je gemakkelijk een professionele en beleefde afwezigheidsmail schrijven. Vergeet niet om je afwezigheidsmelding ook in te stellen in je e-mailprogramma, zodat deze automatisch wordt verzonden wanneer iemand je een e-mail stuurt.

FAQ Afwezigheidsmail Voorbeeld – Beantwoord 10 veelgestelde vragen (VV)

Een afwezigheidsmail is een automatisch gegenereerde e-mail die wordt verstuurd naar mensen die u e-mailen terwijl u afwezig bent. Met deze mail kunt u hen laten weten dat u tijdelijk niet beschikbaar bent en wanneer u weer verwacht terug te zijn.

Om een afwezigheidsmail in te stellen, moet u naar de instellingen van uw e-mailprogramma gaan. Hier kunt u een automatische afwezigheidsmelding instellen en de gewenste tekst invoeren.

In uw afwezigheidsmail moet u vermelden dat u afwezig bent, de periode waarin u afwezig bent en wanneer u weer beschikbaar bent. U kunt ook eventuele alternatieve contactgegevens vermelden voor urgente zaken.

Ja, het is sterk aanbevolen om een afwezigheidsmail in te stellen voordat u op vakantie gaat. Hiermee laat u mensen weten dat u niet beschikbaar bent en wanneer ze weer een reactie van u kunnen verwachten.

Ja, u kunt een afwezigheidsmail instellen voor een specifieke periode, bijvoorbeeld voor de data waarop u met vakantie bent. Op deze manier hoeft u niet handmatig de afwezigheidsmelding in te schakelen en uit te schakelen.

Om te controleren of uw afwezigheidsmail correct werkt, kunt u een testmail naar uzelf sturen en controleren of u de automatische reactie ontvangt. U kunt ook een collega vragen om u een mail te sturen ter bevestiging.

Ja, er zijn enkele richtlijnen voor het schrijven van een afwezigheidsmail. Zorg voor een duidelijke en professionele toon, vermeld de juiste periode van uw afwezigheid en bedank de afzender voor hun begrip. Overweeg ook om alternatieve contactgegevens te vermelden.

Hoewel het niet verplicht is om een afwezigheidsmail in te stellen voor een korte afwezigheid, kan het wel handig zijn om mensen op de hoogte te brengen. Op deze manier weten ze dat u niet direct beschikbaar bent en wanneer ze weer een reactie kunnen verwachten.

Ja, het is raadzaam om uw afwezigheidsmail regelmatig bij te werken. Als uw afwezigheid langer duurt dan oorspronkelijk verwacht, moet u de einddatum van uw afwezigheidsmelding aanpassen. Zo voorkomt u dat mensen onjuiste informatie ontvangen.

Ja, de meeste e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om uw afwezigheidsmail te personaliseren. U kunt de tekst aanpassen aan uw specifieke situatie en eventuele specifieke instructies of informatie toevoegen die relevant is voor uw afwezigheid.