| Begeleidende Tekst Bij Factuur |
| Voorbeeld |
| Per mail en brief |
| WORD en PDF – Online |
| ⭐⭐⭐⭐⭐ 4,90 : 240 |
| OPENEN |
Geachte klant,
Hierbij ontvangt u de factuur voor de geleverde producten/diensten. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van [bedrag] binnen [termijn] dagen te voldoen op ons rekeningnummer [rekeningnummer].
Als er vragen of onduidelijkheden zijn met betrekking tot de factuur, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag verder.
Factuurinformatie:
Factuurnummer: [factuurnummer]
Factuurdatum: [factuurdatum]
Vervaldatum: [vervaldatum]
Factuurbedrag: [factuurbedrag]
Wij verzoeken u vriendelijk om bij de betaling het factuurnummer te vermelden. Dit vergemakkelijkt de verwerking van uw betaling.
Indien de betaling niet tijdig wordt ontvangen, zijn wij helaas genoodzaakt om verdere stappen te ondernemen. Wij vertrouwen er echter op dat dit niet nodig zal zijn.
Met vriendelijke groet,
[Uw bedrijfsnaam]
Hoe schrijf je een Begeleidende Tekst Bij Factuur ?
Het schrijven van een begeleidende tekst bij een factuur per e-mail kan een uitdagende taak zijn, maar met de juiste stappen en richtlijnen kun je ervoor zorgen dat je professioneel en duidelijk communiceert met je klanten. In deze gids zal ik je een stap-voor-stap uitleg geven over hoe je een voorbeeld begeleidende tekst kunt schrijven bij een factuur per e-mail.
Stap 1: Begin met een begroeting
Voordat je begint met het bespreken van de factuur, is het belangrijk om een beleefde begroeting op te nemen in je e-mail. Begin met het noemen van de naam van de ontvanger en gebruik indien mogelijk een persoonlijke aanspreekvorm, zoals “Beste [Naam van klant]”.
Stap 2: Verwijs naar de factuur
Zorg ervoor dat je de factuur en eventuele bijbehorende informatie specifiek vermeldt in de begeleidende tekst. Geef duidelijk aan welke factuur je in de e-mail bespreekt door het factuurnummer, de datum en het bedrag te vermelden.
Stap 3: Bedank de klant
Laat de klant weten dat je hun zaken waardeert en bedank hen voor hun zakelijke relatie. Dit laat zien dat je hun inzet waardeert en helpt een positieve relatie te onderhouden.
Stap 4: Leg de betalingstermijnen uit
Vermeld de betalingstermijnen in de begeleidende tekst om ervoor te zorgen dat de klant op de hoogte is van de vereiste betalingstermijn. Dit kan bijvoorbeeld zijn: “Gelieve de factuur te betalen binnen 14 dagen na de factuurdatum”. Hiermee voorkom je misverstanden en help je ervoor te zorgen dat je op tijd betaald krijgt.
Stap 5: Geef betalingsinstructies
Voeg in de begeleidende tekst duidelijke instructies toe over hoe de klant de betaling kan voldoen. Dit kan bijvoorbeeld zijn door middel van een overschrijving, online betalingsplatform of andere geaccepteerde betaalmethoden. Zorg ervoor dat je duidelijke informatie verstrekt, zoals rekeningnummers en betalingsreferenties, om ervoor te zorgen dat de betaling correct wordt verwerkt.
Stap 6: Verstrek contactgegevens
Sluit de begeleidende tekst af door je contactgegevens te verstrekken, zodat de klant indien nodig contact met je kan opnemen. Vermeld je e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere relevante contactinformatie. Dit helpt de klant om eventuele vragen of problemen met betrekking tot de factuur gemakkelijk aan je te kunnen stellen.
Stap 7: Eindig met een beleefde afsluiting
Sluit de e-mail af met een beleefde afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet” of “Met hoogachting”. Plaats daaronder je naam en eventueel de naam van je bedrijf. Dit zorgt ervoor dat de e-mail een professionele uitstraling heeft en een goede indruk achterlaat bij de klant.
Het schrijven van een begeleidende tekst bij een factuur per e-mail kan een gestructureerde en professionele aanpak vereisen. Door de bovenstaande stappen te volgen en een voorbeeld begeleidende tekst te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je facturen correct en duidelijk worden gecommuniceerd naar je klanten. Het is belangrijk om altijd beleefd te blijven en duidelijke instructies te geven om verwarring te voorkomen. Met deze gids kun je een effectieve begeleidende tekst schrijven bij een factuur per e-mail, waardoor je professioneel en betrouwbaar overkomt.
In deze FAQ hebben we antwoorden op 10 veelgestelde vragen (VV) over de begeleidende tekst bij een factuur per e-mail. Hieronder vindt u de antwoorden op deze vragen.
Een begeleidende tekst bij een factuur per e-mail is een tekst die als begeleiding of inleiding bij de factuur wordt verstuurd. Het kan relevante informatie bevatten zoals een bedankje, betalingsinstructies, contactgegevens of andere belangrijke details.
Nee, het is niet noodzakelijk om een begeleidende tekst toe te voegen, maar het kan wel nuttig zijn. Het kan de relatie met de klant versterken, belangrijke informatie communiceren en een professionele uitstraling geven.
In een begeleidende tekst bij een factuur per e-mail kunt u de volgende informatie opnemen:
- Bedankje voor de klant
- Betalingsinstructies (zoals betaaltermijn, bankgegevens)
- Contactgegevens van uw bedrijf
- Eventuele kortingscodes of aanbiedingen
- Belangrijke informatie met betrekking tot de factuur
Dit hangt af van het imago en de huisstijl van uw bedrijf. Als uw bedrijf een formeel imago heeft, kan het passend zijn om de begeleidende tekst ook formeel te maken. Als uw bedrijf een informeel imago heeft, kunt u de tekst iets losser of persoonlijker maken.
De voordelen van het toevoegen van een begeleidende tekst zijn onder andere:
- Versterking van de relatie met de klant
- Communicatie van belangrijke informatie
- Professionaliteit uitstralen
- Klanten behouden door goede communicatie
- Eventuele cross-selling of upselling mogelijkheden
De lengte van de begeleidende tekst hangt af van uw bedrijf en het doel ervan. Over het algemeen is het aan te raden om de tekst beknopt en to the point te houden. Lange teksten kunnen overweldigend zijn voor de ontvanger en de aandacht afleiden van de belangrijke informatie.
Dit is afhankelijk van uw bedrijfsstrategie en de aard van de communicatie. Als u merkt dat het toevoegen van een begeleidende tekst positieve resultaten oplevert, kunt u ervoor kiezen om dit bij elke factuur te doen. Als u slechts incidenteel belangrijke informatie wilt communiceren, kunt u ervoor kiezen om de begeleidende tekst alleen toe te voegen wanneer dat nodig is.
Ja, het is mogelijk om de begeleidende tekst te personaliseren. Veel e-mailmarketingtools bieden de mogelijkheid om informatie over de klant automatisch in te voegen, zodat de tekst specifiek is voor elke klant. Dit kan de communicatie persoonlijker maken en de klanttevredenheid verhogen.
Om ervoor te zorgen dat de begeleidende tekst effectief is, kunt u de volgende tips volgen:
- Wees duidelijk en bondig
- Gebruik een professionele toon
- Maak de tekst relevant voor de ontvanger
- Controleer de tekst op spelfouten en grammaticale fouten
- Houd rekening met de huisstijl van uw bedrijf
Ja, het is mogelijk om A/B-tests uit te voeren met de begeleidende tekst. U kunt experimenteren met verschillende versies van de tekst om te zien welke versie de beste resultaten oplevert in termen van leesbaarheid, click-through rates en betalingssnelheid. Dit kan u helpen om de tekst te optimaliseren en de gewenste resultaten te behalen.
Dit waren de antwoorden op 10 veelgestelde vragen over de begeleidende tekst bij een factuur per e-mail. We hopen dat deze informatie nuttig voor u was. Als u nog meer vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.