Herinnering Factuur Mail Voorbeeld

Beste [Klantnaam],

Wij willen u eraan herinneren dat uw factuur met factuurnummer [Factuurnummer] nog openstaat. De betalingstermijn van [Aantal dagen betalingstermijn] dagen is inmiddels verstreken.

De details van de openstaande factuur zijn als volgt:

Factuurnummer	Datum	Bedrag
[Factuurnummer]	[Factuurdatum]	[Factuurbedrag]

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van [Factuurbedrag] euro binnen [Aantal dagen betalingstermijn] dagen over te maken naar ons rekeningnummer [Rekeningnummer].

Indien u de betaling reeds heeft voldaan, verzoeken wij u vriendelijk om deze herinnering te negeren.

Indien u vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op via [Telefoonnummer] of [E-mailadres].

Met vriendelijke groet,

[Bedrijfsnaam]

Als je een factuur hebt verstuurd en de betalingstermijn is verstreken zonder dat je het geld hebt ontvangen, kan het nodig zijn om een herinnering te sturen. Een herinnering factuur mail is een vriendelijke manier om je klant te herinneren aan de openstaande betaling. In dit artikel laten we je stap voor stap zien hoe je zo’n mail kunt schrijven.

Stap 1: Begin met een vriendelijke begroeting

Start je mail altijd met een vriendelijke begroeting, zoals “Beste [klantnaam]” of “Hallo [klantnaam]”. Hiermee toon je respect en zorg je voor een positieve toon in de mail.

Stap 2: Vermeld de reden van de mail

Geef in de eerste alinea duidelijk aan waarom je de mail stuurt. Bijvoorbeeld: “Ik wil je graag herinneren aan de openstaande factuur van [factuurnummer] die op [vervaldatum] betaald had moeten zijn.”

Stap 3: Geef de details van de factuur

Geef in de volgende alinea de relevante details van de factuur, zoals het factuurbedrag, de factuurdatum en het factuurnummer. Vermeld ook nogmaals de vervaldatum.

Stap 4: Vriendelijk verzoek om betaling

Vraag op een vriendelijke manier om de betaling te voldoen. Gebruik bijvoorbeeld de zin: “We willen je vriendelijk verzoeken om het openstaande bedrag van [bedrag] zo spoedig mogelijk te voldoen.”

Stap 5: Bied hulp en ondersteuning aan

Laat in de mail weten dat je beschikbaar bent om eventuele vragen of problemen met betrekking tot de factuur op te lossen. Bied indien mogelijk ook ondersteuning aan bij het betalingsproces.

Stap 6: Sluit af met een positieve noot

Sluit de mail af met een positieve noot, zoals “We vertrouwen erop dat je de betaling spoedig zult voldoen en we kijken uit naar een verdere samenwerking.” Hiermee laat je zien dat je graag wilt blijven werken met de klant, maar tegelijkertijd aandringt op betaling.

Voorbeeld van een herinnering factuur mail:

Onderwerp: Herinnering openstaande factuur – [factuurnummer]

Beste [klantnaam],

Ik hoop dat alles goed met je gaat. Ik stuur je deze mail om je te herinneren aan de openstaande factuur van [factuurnummer] die op [vervaldatum] betaald had moeten zijn. Het factuurbedrag bedraagt [bedrag].

Wij willen je vriendelijk verzoeken om het openstaande bedrag zo spoedig mogelijk te voldoen. Mocht je vragen hebben over de factuur of hulp nodig hebben bij het betalingsproces, staan wij altijd voor je klaar om je te helpen.

We vertrouwen erop dat je de betaling spoedig zult voldoen en kijken uit naar een verdere samenwerking. Mocht je nog vragen of opmerkingen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Bedankt voor je aandacht en we hopen snel van je te horen.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]

Een herinnering factuur mail is een belangrijk instrument om klanten te herinneren aan openstaande betalingen. Door deze stappen te volgen en een vriendelijke, professionele toon aan te slaan, vergroot je de kans dat de klant de betaling snel voldoet. Blijf altijd beleefd en behulpzaam in je communicatie, ook als de betaling uitblijft. Succes met het schrijven van je herinnering factuur mail!

Vraag 1: Wat is een herinnering factuur mail?

Antwoord: Een herinnering factuur mail is een e-mail die verzonden wordt naar klanten om hen eraan te herinneren dat zij nog een openstaande factuur hebben.

Vraag 2: Waarom is het belangrijk om een herinnering factuur mail te sturen?

Antwoord: Het is belangrijk om een herinnering factuur mail te sturen omdat het klanten eraan herinnert dat zij nog een openstaande betaling hebben. Hierdoor kunnen betalingsachterstanden worden voorkomen en kan het bedrijf zijn cashflow behouden.

Vraag 3: Hoe moet een herinnering factuur mail eruitzien?

Antwoord: Een herinnering factuur mail moet een professionele uitstraling hebben en de nodige gegevens bevatten, zoals het factuurnummer, de vervaldatum, het bedrag en de betaalwijze. Daarnaast moet de toon beleefd en vriendelijk zijn.

Vraag 4: Wat zijn de beste praktijken voor het opstellen van een herinnering factuur mail?

Antwoord: Enkele beste praktijken voor het opstellen van een herinnering factuur mail zijn:

– Houd de toon beleefd en professioneel

Voorkom het gebruik van dreigende taal of een agressieve toon. Blijf altijd beleefd en professioneel, zelfs als de klant niet betaald heeft.

– Verstuur de mail op het juiste moment

Verstuur de herinnering factuur mail kort voor of op de vervaldatum van de factuur. Zo wordt de klant eraan herinnerd om op tijd te betalen.

– Voeg alle relevante informatie toe

Zorg ervoor dat alle nodige informatie, zoals het factuurnummer, de vervaldatum, het bedrag en de betaalwijze, duidelijk vermeld worden in de mail. Dit vergemakkelijkt het betalingsproces voor de klant.

– Geef duidelijke instructies voor betaling

Geef de klant duidelijke instructies over hoe de betaling moet plaatsvinden, zoals het bankrekeningnummer of een link naar een online betaalplatform.

– Vermeld de consequenties van niet betalen

Geef ook duidelijk aan wat de consequenties zullen zijn als de klant niet op tijd betaalt, bijvoorbeeld het in rekening brengen van extra kosten.

Vraag 5: Wat zijn enkele voorbeelden van herinnering factuur mails?

Antwoord: Hieronder vind je enkele voorbeelden van herinnering factuur mails:

Voorbeeld 1:

Geachte klant,

Wij willen u eraan herinneren dat factuurnummer 123456 met een totaalbedrag van €500 vervalt op 10 februari 20XX. Gelieve het bedrag over te maken naar ons bankrekeningnummer NL12ABCD345678910 voor de vervaldatum.

Indien u deze betaling al heeft voldaan, kunt u deze herinnering negeren. Bij vragen kunt u contact met ons opnemen.

Met vriendelijke groet,

Bedrijfsnaam

Voorbeeld 2:

Beste klant,

Op 31 januari 20XX hebben wij factuurnummer 789012 naar u verzonden met een openstaand bedrag van €250. Wij willen u eraan herinneren dat deze factuur op 15 februari 20XX vervalt.

Wij verzoeken u vriendelijk om het bedrag zo spoedig mogelijk over te maken naar ons bankrekeningnummer NL98EFGH123456789. Indien u vragen heeft over deze betaling, kunt u contact met ons opnemen.

Wij hopen uw spoedige betaling te ontvangen.

Met vriendelijke groet,

Naam bedrijf

Vraag 6: Kan ik de herinnering factuur mail automatiseren?

Antwoord: Ja, het is mogelijk om het verzenden van herinnering factuur mails te automatiseren. Dit kan met behulp van facturatie software of andere automatiseringsinstrumenten. Hierdoor bespaar je tijd en moeite bij het versturen van herinnering factuur mails.

Vraag 7: Hoeveel herinnering factuur mails moet ik sturen?

Antwoord: Het aantal herinnering factuur mails dat je moet sturen, kan variëren afhankelijk van je bedrijfsbeleid en de betalingsgeschiedenis van de klant. Over het algemeen is het gebruikelijk om een herinnering factuur mail te sturen vlak voor de vervaldatum en eventueel nog een tweede herinnering en/of aanmaning enkele dagen of weken na de vervaldatum.

Vraag 8: Wat moet ik doen als de klant nog steeds niet betaalt na het sturen van herinnering factuur mails?

Antwoord: Als de klant nog steeds niet betaalt na het sturen van herinnering factuur mails, kun je overwegen om verdere stappen te ondernemen, zoals het sturen van een aanmaningsbrief of het inschakelen van een incassobureau. Het is altijd belangrijk om de geldende wet- en regelgeving te volgen bij het nemen van deze stappen.

Vraag 9: Kan ik de herinnering factuur mail personaliseren?

Antwoord: Ja, het is mogelijk om de herinnering factuur mail te personaliseren. Dit kan door de naam van de klant in de aanhef te vermelden en eventueel andere relevante informatie toe te voegen, zoals het aantal openstaande facturen of details over de gemaakte afspraken.

Vraag 10: Wat zijn enkele tips om klanten te motiveren om sneller te betalen?

Antwoord: Enkele tips om klanten te motiveren om sneller te betalen zijn:

– Bied kortingen aan voor snelle betaling

Je kunt klanten stimuleren om sneller te betalen door korting aan te bieden als zij binnen een bepaalde termijn betalen, bijvoorbeeld een kleine percentagekorting op het factuurbedrag.

– Stuur herinnering factuur mails op tactische momenten

Stuur herinnering factuur mails kort voor of op de vervaldatum van de factuur, zodat klanten eraan herinnerd worden om op tijd te betalen.

– Bel de klant persoonlijk op

Een persoonlijk telefoontje kan klanten stimuleren om sneller te betalen, omdat zij dan het belang van de openstaande factuur kunnen begrijpen en eventuele vragen direct kunnen stellen.

– Stuur een bedankmail na betaling

Stuur een bedankmail naar klanten nadat zij de openstaande factuur hebben betaald. Hiermee bouw je een goede relatie op en laat je zien dat je hun betaling waardeert.

– Maak het betalingsproces zo eenvoudig mogelijk

Zorg ervoor dat klanten op een eenvoudige manier kunnen betalen, bijvoorbeeld door een link naar een online betaalplatform toe te voegen aan de herinnering factuur mail.

Dit waren de veelgestelde vragen en antwoorden over herinnering factuur mails. Hopelijk heb je hiermee voldoende informatie om effectieve herinnering factuur mails te kunnen sturen!