Out Of Office Mail Voorbeeld

Beste collega’s,

Ik ben momenteel niet beschikbaar van [datum] tot [datum] vanwege [reden]. Hieronder vindt u de details van mijn afwezigheid:

Periode: [datum] – [datum]

Reden van afwezigheid: [reden]

Tijdens mijn afwezigheid zal ik geen toegang hebben tot mijn mailbox. Indien u dringende hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met [naam vervanger] via [email vervanger] of [telefoonnummer vervanger]. Zij zullen uw vragen en verzoeken graag behandelen.

Ik zal mijn best doen om zo spoedig mogelijk te reageren op uw bericht zodra ik terug ben. Bedankt voor uw geduld en begrip.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

Een Out Of Office (OOO) mail is een automatische reactie die wordt verzonden wanneer iemand afwezig is. Het kan worden gebruikt tijdens vakantie, zakenreizen, ziekte of andere persoonlijke redenen.

Het schrijven van een goede Out Of Office mail is belangrijk, omdat het ervoor zorgt dat collega’s en klanten op de hoogte zijn van je afwezigheid en weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Hier volgt een stap-voor-stap gids om je te helpen een effectieve Out Of Office mail te schrijven.

Stap 1: Kies een geschikte onderwerpregel

Begin je Out Of Office mail met een onderwerpregel die duidelijk aangeeft dat je afwezig bent. Bijvoorbeeld: “Out Of Office – Afwezig van [datum] tot [datum]”.

Stap 2: Start met een gepaste begroeting

Gebruik een formele begroeting, zoals “Beste collega’s” of “Beste klant”. Vermijd informele begroetingen zoals “Hey” of “Hallo”.

Stap 3: Geef aan dat je afwezig bent

Laat de ontvanger weten dat je afwezig bent en de reden van je afwezigheid. Vermeld de exacte datums van je afwezigheid, zodat mensen weten wanneer je weer beschikbaar bent.

Voorbeeld:

Ik ben momenteel afwezig van [datum] tot [datum] vanwege [reden].

Stap 4: Geef aan wie de ontvanger kan contacteren in geval van nood

Geef de naam en contactgegevens van een collega die de ontvanger kan benaderen in geval van dringende zaken. Zorg ervoor dat deze persoon op de hoogte is van je afwezigheid en bereid is om taken over te nemen indien nodig.

Voorbeeld:

In geval van dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam collega] via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. Hij/zij zal u graag verder helpen.

Stap 5: Vermeld wanneer je weer beschikbaar bent

Geef aan wanneer je weer beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden. Dit helpt mensen om te weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten.

Voorbeeld:

Ik zal vanaf [datum] weer beschikbaar zijn om uw e-mails te beantwoorden.

Stap 6: Bedank de ontvanger en sluit af

Sluit je Out Of Office mail af met een bedankje voor het begrip en geduld van de ontvanger tijdens je afwezigheid. Gebruik een formele afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet” of “Hartelijke groeten”.

Voorbeeld:

Bedankt voor uw begrip en geduld tijdens mijn afwezigheid.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]

Stap 7: Stel de Out Of Office autoreply in

Nadat je de Out Of Office mail hebt geschreven, moet je deze instellen als automatische reactie in je e-mailprogramma. Raadpleeg de handleiding van je e-mailprogramma voor specifieke instructies.

Met behulp van bovenstaande stappen kun je een effectieve Out Of Office mail schrijven die je professionaliteit behoudt en collega’s en klanten op de hoogte houdt van je afwezigheid. Het is belangrijk om de mail en de bijbehorende instellingen goed te controleren voordat je deze activeert.

Hoewel het schrijven van een Out Of Office mail eenvoudig lijkt, kunnen er nog steeds fouten optreden. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten die je moet vermijden:

1. Onvolledige informatie

Zorg ervoor dat je alle benodigde informatie vermeldt, zoals de exacte datums van je afwezigheid en de contactgegevens van een collega.

2. Informele taal

Vermijd het gebruik van informele taal en begroetingen in je Out Of Office mail. Het is belangrijk om professioneel en formeel te blijven.

3. Geen bedankje

Vergeet niet om de ontvanger te bedanken voor hun begrip en geduld tijdens je afwezigheid. Het tonen van waardering is belangrijk.

4. Geen controle op automatische spellingscontrole

Controleer je Out Of Office mail op spellings- en grammaticafouten voordat je deze activeert. Een foutloze mail draagt bij aan je professionele imago.

5. Vergeten om de Out Of Office autoreply uit te schakelen

Nadat je weer terug bent van je afwezigheid, is het belangrijk om de Out Of Office autoreply uit te schakelen. Vergeet dit niet, anders kunnen mensen onnodig lang wachten op een reactie.

Door deze veelvoorkomende fouten te vermijden en de bovenstaande stappen te volgen, kun je een effectieve Out Of Office mail schrijven die aan al je behoeften voldoet. Veel succes!

Vraag 1: Wat is een Out Of Office mail?

Een Out Of Office mail is een automatische reactie die wordt verzonden wanneer iemand niet beschikbaar is op het werk, bijvoorbeeld tijdens vakanties of ziekte. Deze mail informeert de afzender dat de ontvanger tijdelijk afwezig is en dat zijn/haar e-mail mogelijk niet direct beantwoord wordt.

Vraag 2: Hoe stel ik een Out Of Office mail in?

Om een Out Of Office mail in te stellen, moet je meestal naar de instellingen van je e-mailprogramma gaan. Zoek naar de optie om een automatische reply of afwezigheidsbericht in te stellen. Vul daar de gewenste tekst in en stel de start- en einddatum in waarop je afwezig bent. Vergeet niet om de functie na je afwezigheid uit te schakelen.

Vraag 3: Wat moet ik in mijn Out Of Office mail vermelden?

In je Out Of Office mail moet je vermelden dat je afwezig bent en tot wanneer. Je kunt ook aangeven wie de persoon kan contacteren in geval van dringende zaken. Daarnaast kan je ervoor kiezen om de reden van je afwezigheid te vermelden, maar dit is niet verplicht. Zorg ervoor dat de boodschap professioneel en vriendelijk is.

Vraag 4: Kan ik een Out Of Office mail personaliseren?

Ja, je kunt je Out Of Office mail personaliseren door een persoonlijke touch toe te voegen aan de tekst. Je kunt bijvoorbeeld een leuke vakantiefoto toevoegen of een grappige quote aan je mail toevoegen. Houd er echter rekening mee dat de boodschap nog steeds professioneel moet zijn.

Vraag 5: Moet ik mijn Out Of Office mail naar iedereen sturen?

Je kunt ervoor kiezen om je Out Of Office mail naar iedereen te sturen of alleen naar geselecteerde contacten. Dit hangt af van je voorkeur en de aard van je werk. Als je veel externe contacten hebt, is het misschien beter om de mail naar iedereen te sturen. Als je echter alleen intern met collega’s communiceert, kan het voldoende zijn om de mail alleen naar hen te sturen.

Vraag 6: Moet ik mijn Out Of Office mail instellen voor weekends?

Het instellen van een Out Of Office mail voor weekends is meestal niet nodig, tenzij je in een functie werkt waar je ook in het weekend e-mails moet beantwoorden. Als dit niet het geval is, kun je je Out Of Office mail beperken tot de werkdagen waarop je niet beschikbaar bent.

Vraag 7: Kan ik een andere taal gebruiken in mijn Out Of Office mail?

Ja, je kunt een andere taal gebruiken in je Out Of Office mail als je verwacht dat de afzenders die taal begrijpen. Het kan echter nuttig zijn om een standaardtekst in een andere taal toe te voegen, bijvoorbeeld “I am currently out of office. Please contact [naam collega] for urgent matters” in het Engels, voor het geval de afzender jouw taal niet begrijpt.

Vraag 8: Mag ik mijn Out Of Office mail gebruiken voor persoonlijke berichten?

Hoewel sommige mensen hun Out Of Office mail gebruiken om te vermelden dat ze op vakantie zijn en niet beschikbaar zijn voor persoonlijke berichten, is dit niet gebruikelijk. Het is beter om personlijke berichten apart te behandelen en niet te mengen met je professionele Out Of Office mail.

Vraag 9: Moet ik mijn Out Of Office mail nog controleren tijdens mijn afwezigheid?

Het idee van een Out Of Office mail is dat je niet beschikbaar bent en dat je geen e-mails zult beantwoorden tijdens je afwezigheid. Probeer daarom je Out Of Office mail niet te controleren, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Zorg ervoor dat je de mailfunctie na je afwezigheid uitschakelt, zodat je niet gestoord wordt met e-mails.

Vraag 10: Wat moet ik doen als ik een dringende e-mail ontvang tijdens mijn afwezigheid?

Als je een dringende e-mail ontvangt tijdens je afwezigheid, kun je in je Out Of Office mail vermelden wie de persoon is die in geval van nood gecontacteerd kan worden. Zorg ervoor dat je van tevoren met die persoon hebt afgesproken dat hij/zij beschikbaar is om dringende zaken op te volgen en te handelen.